前文曾寫過這篇know
what→know
why→know
how的三個階段與進程,本文嘗試以此三個階段來探討校務行政的應用,初步想到可能的主題如下:
1.
校務基金有效運用管理機制之建立
2.
教師評量系統管考制度之(研究)建立
3.
行政管理費之運用管理機制之建立
4.
學校五項收入之倍增管理計畫
5.
學校研發推動與管考制度之建立
針對「校務基金有效運用管理機制之建立」根據此know
what→know
why→know
how的三個階段與進程提出階段性的年度做法如下:
第1年:focus on know-what,try to know why
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充分瞭解校務基金的運作模式
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充分瞭解校務基金的經費分配與應用概況
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充分瞭解行政與學術單位之年度經費收支運用情形
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作法:建立各單位經費分析報告格式,訂定收集方式
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機制:建立收集know what機制
第2年:improve know-what,complete know-why,propose know-how
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瞭解校務基金運作模式的優缺點,可能之困難等
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修定報告模式,建立各層級報告之審議機制
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目標:探討why,提出可能的how
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作法:建立系/院/校/處/室各層級的經費報告審議機制。校級措施:校務基金管理委員會、校務會議的經費報告機制
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機制:建立審議what與why,提出可能的how之機制
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建立具有參考應用價值(包括:what、why、how)之報告內涵格式/模式
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擬訂各層級/單位之因應改進措施與做法
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完全的建立know what/know why
第3年:implement know-how
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持續推動know-what/know-why之分析報告
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並對新措施(new know-how)評估其有效性,並提出未來how之改善策略/具體方案
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目標:完成具體的持續改進機制流程
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作法:要求各單位建立完成know-what/know-why/know-how報告書的習慣性措施,成為年度、例行性、常態性的工作
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機制:將年度經費報告與審議機制納入法規之修訂,以規範各單位務必執行
第4年:integrate
know-what/know-why/know-how
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加入年度消長分析的know-what/know-why/know-how
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建立具有回饋之持續改善迴圈機制
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目標:Improve how to get know-what, know-why and know-how,報告書必須詳實
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作法:強制性措施要求各單位之know-what/know-why/know-how報告書,成為常態性的工作
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機制:將年度經費報告與審議機制納入法規,以規範各單位務必執行
第5年:reinforce
know-what/know-why/know-how as normal procedure
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評估追蹤各單位/層級於具有回饋之持續改善迴圈機制的落實性
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目標:達成「自走管理」的境界
know what→know why→know how的三個階段與進程,看起來理念很單純容易瞭解,要能夠具體推動與實施,以上規劃了5年度的分階段進程,包括:目標、作法、機制面的說明,然而還是很粗糙,尚需要主辦業務單位的深入思考規劃。精簡綜合摘述如下:
第1年:focus on
know-what,try to know why
第2年:improve
know-what,complete know-why,propose know-how
第3年:implement
know-how
第4年:integrate
know-what/know-why/know-how
第5年:reinforce
know-what/know-why/know-how as normal procedure
個人於擔任各類行政主管工作期間,一向秉持這樣的理念做事,只是當時尚未能有如本文所述know what→know why→know how三個階段與進程的思維,以前充其量只有做到了局部的know-what/know-why,做了局部的直線式流程,尚未真正做到know-how,更沒有完整具有迴圈的持續改善機制。
同時,這個三階段的思維作法,尚需要有一個前提,全校同仁必須能夠有「共是」、「共識」、「共事」之「三共」的認知,對於做know
what→know
why→know
how這項工作有共同的「共是」,而且能夠凝聚「共識」,才能夠談到「共事」以達到前述所闡述的目標/作法/機制。
再者,「羅馬不是一天造成的」,各項複雜繁瑣的工作也不是一朝一夕所能完成,在在需要秉持「初積」的精神,只要「有開始、有累積」,相信「羅馬總有一天會造成的」。
最後,管理哲學的最高境界,很可能就是「自走管理」,不管是不是最高,能夠讓組織「自走」就是一項了不起的管理措施。
附註:其他可能的應用
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教學:
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學生英文程度提升之專案改進計畫
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畢業生品質管控之精進改進計畫
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數位化教材之改進策略與精進計畫
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研究:
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學術研究/產學合作推動策略與管控措施之建立
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智財技轉收入倍增之推動策略與管控措施之建立
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產學合作整合服務辦公室之推動策略與管控措施之建立
2011/04/20